Programa Online
Innovación y Transformación Ágil del Negocio
Adquiere las mejores prácticas para que tu Negocio prospere en la Era Digital
¿Qué es el flujo?
En el contexto de la gestión de proyectos, el flujo es cómo un elemento, información o trabajo se mueve a través de un proceso de negocio. Es la forma en que navega por varios departamentos o se mueve por la planta de producción. No es tanto la ruta repetible que toma el trabajo, sino la experiencia única de un elemento que viaja a través del proceso. ¿Se mueve un artículo a través de todos los departamentos sin trabas o sufre interrupciones en el camino?
Si alguna vez experimentaste frustración al tener que comenzar y detener el trabajo en una tarea interesante varias veces al día, es posible que ya sepas que esta irritación se debe directamente a que interrumpiste tu flujo.
La primera práctica de Kanban, Visualizar el Flujo de Trabajo, muestra cómo se mueve un elemento a través de un proceso. El segundo, Limitar el Trabajo en Progreso, garantiza que los miembros del equipo no ralenticen el proceso ni generen desperdicios. Gestionar y Medir el Flujo es el acto de analizar exactamente con qué facilidad estas dos rutinas están afectando tu flujo y buscar formas de mejorarlo.
¿Cómo se mide el flujo?
Daily stand-ups y tableros Kanban
Durante las breves reuniones de pie, los miembros del equipo ven el tablero Kanban y observan cómo el trabajo se mueve de una etapa a otra: analizan el flujo. Ayuda al equipo a notar cuánto tarda un elemento en moverse de una columna a otra, para verificar si elementos similares toman un tiempo comparable para completar o cuánto varía. Una vez que prestas atención a si los elementos se detienen o se atascan en ciertas áreas, y por qué, puedes comenzar a pensar en qué se puede hacer para cambiar eso.
Una verdad fundamental sobre el flujo es que lo que cuenta no es qué tan rápido se mueve un elemento hasta un punto en particular, sino qué tan suavemente se mueve de principio a fin. Al igual que con el tráfico de la hora pico, no es importante qué tan rápido viaja tu automóvil en una parte corta del viaje, lo que cuenta es su velocidad promedio a lo largo de la ruta. Cuentos más elementos fluyan de manera estable a lo largo del proceso, más predecibles serán los resultados. Y, mejor podrás cumplir las promesas a tus clientes, manteniéndolos felices.
El enfoque de una sesión de stand-up dedicada a Kanban es la pregunta “alguien bloqueado”, seguida de “¿cómo podemos ayudarlo?”. En otras palabras, los miembros del equipo buscan formas de mejorar el flujo. Garantiza que a todos se les ocurran ideas y que aproveches la capacidad intelectual colectiva del equipo, creando unidad y una sensación de empoderamiento dentro de tu organización.
Otro aspecto de observar la actividad del equipo en un tablero Kanban es optimizar el proceso en sí. Si el equipo nota pasos, columnas del tablero, que no se suman a su productividad, o si son conscientes de las etapas, agregarlas al tablero les ayudaría a ser más eficientes, deben tenerse en cuenta de inmediato. Solo una representación fiel del proceso en el tablero Kanban tiene la posibilidad de beneficiar el proceso y aumentar su eficiencia.
Diagrama de flujo acumulativo
Esta métrica muestra la cantidad de trabajo en cuero en cada etapa del sistema. La suavidad del diagrama expresa cuán uniforme y predeciblemente opera tu organización. Debes prestar atención a cuántos elementos están bloqueados y qué tan rápido se resuelven estos cuellos de botella. ¿Cuál es el tiempo que tardan los artículos en moverse de un lado a otro y, en promedio, estos tiempos están disminuyendo? La medición y la gestión del flujo se realizan para reducir el tiempo total de producción y la variación, de modo que mejoren la previsibilidad de los resultados y el rendimiento.
Tiempo de entrega y ciclo
La medición del tiempo de entrega y ciclo se concentra en una comparación entre el tiempo que los elementos pasan en el proceso en su conjunto, el tiempo de entrega, con el tiempo en el que se están trabajando activamente, el tiempo de ciclo. Un análisis de estos dos valores te informa sobre el rendimiento del proceso: el tiempo que lleva producir resultados.
Sin embargo, los equipos que trabajan en dominios basados en el conocimiento (por ejemplo: creativos, productores de medios, desarrolladores de software), pueden tener dificultades para confiar en la métrica de rendimiento, ya que los elementos de trabajo individuales pueden tener alcances y tamaños muy diferentes. Codificar una función de aplicación compleja llevará mucho más tiempo que corregir un error menor en la misma aplicación. Por lo tanto, se recomendaría a esos equipos que crearan lecturas de rendimiento separadas para sus diversos tipos de trabajo o que comprometieran y dividieran elementos más grandes en bits de tamaño unificado.
Otro elemento que tiene un impacto en el flujo son los límites WIP de un equipo. El rendimiento general de un equipo variará según la cantidad de elementos que se les permita tomar en un momento dado. Por lo tanto, es completamente posible modificar el rendimiento ajustando el valor de las tareas WIP permitidas. Aún así, tenga cuidado al cambiar los límites WIP: hazlo con poca frecuencia y con base en el análisis del flujo de trabajo anterior, no en conjeturas arbitrarias.
Vale la pena señalar que los límites deben aplicarse a la mayoría de las etapas del flujo, con la inclusión de las columnas de “espera”. Esto se debe a cómo el tiempo de cola acumulativo en todas las etapas afecta el rendimiento final de su equipo. En muchos casos, abordar estas etapas de cola trabajando activamente en la rapidez con la que se recogen los artículos es la forma más rápida de acortar el tiempo del ciclo.
Como explicamos en este artículo, los límites WIP son cruciales para identificar y resolver los cuellos de botella, que en sí mismos son lo opuesto a un flujo productivo.
Resolviendo malas prácticas
Ejemplo
Imagina que llega un memorando de la oficina de un CEO para que se acelere un elemento específico del proceso, ya que es una solicitud de importancia crítica de un cliente importante, que dice que debe hacerse lo antes posible y al costo que sea. El problema es que muchas veces no se mide el costo que tendrá este ejercicio para la empresa. La medición del flujo resaltará el impacto de dicho procedimiento y mostrará el efecto en cadena. Los líderes y el equipo podrán ver cómo se detienen otros elementos y cuánto tiempo tardarán en completarse porque se tomó tiempo para concentrarse en el proyecto favorito del CEO. Poder mostrarle al CEO estos datos podría evitar que “acelere los problemas” en el futuro.
Involucrarse en la gestión del flujo aumentará tus posibilidades de mejorar el proceso en general en lugar de combatir incendios a costa de sesgar toda la operación y, en términos generales, mejorará la previsibilidad de tu proceso. También madurará tu proceso y te ayudará a comprender que es menos importante si un proyecto se completa dentro de un tiempo establecido inicia y si se ejecutó un plan establecido. Lo que más importa es que todo el sistema sea calculable, lo que te permite pronosticar de manera confiable la finalización del proyecto para los clientes y que funcione según lo previsto, con pérdidas mínimas. Esto debería permitirte enfocarte en ser una empresa ágil y flexible con objetivos claros, que mejora continuamente y donde los empleados experimentan alegría en su trabajo.
Este artículo se basó en el blog de kanban tool en su artículo “Managing and Measuring Flow”.
