“Solo asegúrate de mantenerme informado, ¿de acuerdo?”
¿Cuántas veces has escuchado esta expresión en la organización para la que trabajas? ¿Y qué sucede si terminas “fuera del bucle” de una actualización importante sobre el producto o el producto en el que estás trabajando?
Es bastante incómodo estar en una situación así.
Todos trabajamos en organizaciones, operamos en entornos complejos, y para que todos tengamos un buen rendimiento, necesitamos construir una red bien diseñada de bucles de retroalimentación, para mantenernos informados unos a otros.
Como la filosofía Agile ha ido creciendo en popularidad exponencialmente, debo mencionar que la retroalimentación es un pilar central de Agile. La integración de bucles de retroalimentación en el flujo de trabajo de tu proyecto ágil garantiza que recopilarás comentarios rápida y frecuentemente de tus clientes y aumenta tus posibilidades de adaptarte a los cambios emergentes.
También debo mencionar el papel de la retroalimentación en Kanban porque implementar bucles de retroalimentación frecuentes es uno de los principios fundamentales que hacen que el método sea tan exitoso. De hecho, hay una serie de reuniones que fomentan una comunicación adecuada en todos los niveles de tu organización. Estas reuniones se denominan Cadencias Kanban y exploraremos sus beneficios en esta publicación.
Pero primero, para el alcance de este artículo, definamos qué son los bucles de retroalimentación.
¿Qué son los Bucles de Retroalimentación? Definición
Los bucles de retroalimentación sirven como una forma de aumentar la productividad en el rendimiento de un individuo, el trabajo en equipo del proyecto o el proceso. En Agile, los bucles de retroalimentación nos ayudan a identificar regularmente áreas de mejora. Luego, cuando convertimos estas mejoras potenciales en elementos de trabajo procesables, podemos rastrear y abordar los desafíos clave que enfrentamos, relacionados con nuestro producto y procesos.
Los bucles de retroalimentación ayudan a los equipos a tener resultados más coordinados, colaborativos y comprometidos. También pueden fomentar una propiedad más proactiva y compartida dentro del equipo, mejorar el rendimiento y la agilidad del equipo.
En general, cualquier bucle de retroalimentación debe tener las tres etapas principales. Durante la primera etapa, capturamos y almacenamos la entrada: estos son los datos con los que operamos todos los días. Dentro del segundo, analizamos la entrada, reunida en la etapa uno. Finalmente, durante la última etapa, debemos tomar decisiones basadas en los conocimientos adquiridos en la segunda etapa.
Por lo general, aquí viene la cuarta etapa del bucle de retroalimentación: la implementación de los cambios que hemos propuesto. Y así continúa: un bucle de retroalimentación tras otro bucle de retroalimentación, tras otro. Y así es como se puede nutrir fácilmente la mejora continua dentro de cualquier organización.
Bien, ahora que hemos tocado la superficie de este tema al definir qué son los bucles de retroalimentación, avancemos y exploremos su implementación con ejemplos reales de la industria.
¿Cómo implementar los Bucles de Retroalimentación al estilo Kanban?
Como ya hemos explicado anteriormente, los bucles de retroalimentación deben ser una parte integral de cualquier sistema que se esfuerce por lograr una alta productividad y eficiencia.
El método Kanban nos ayuda y nos alienta a implementar bucles de retroalimentación de diferentes tipos: etapas de revisión en nuestro flujo de trabajo Kanban, informes y métricas, y una amplia gama de indicadores visuales que nos brindan retroalimentación continua sobre nuestro trabajo en progreso.
En Agile, a menudo usamos el mantra “¡Falla rápido, falla a menudo!” lo que en última instancia se refiere a la idea de obtener comentarios lo antes posible. Especialmente cuando estamos en el camino equivocado con nuestro trabajo: es vital entregar el producto o servicio correcto en el menor tiempo posible. Y los bucles de retroalimentación están diseñados para eso.
Primero, para una mayor claridad sobre este tema, veamos cómo podemos implementar bucles de retroalimentación en un tablero Kanban. Te daremos un ejemplo y elaboraremos el resultado.
Implementación de Bucles de Retroalimentación en un Tablero Kanban
Este es un ejemplo de un tablero de operaciones de TI:
Puedes distinguir claramente las tres etapas de este tablero Kanban: Solicitado (Pendiente), En Progreso y Hecho. La columna “Listo para Comenzar” es el punto de partida del flujo de trabajo. De ahí, una vez que haya capacidad, se sacará una nueva ficha a la columna “Trabajando” (etapa “En Progreso”). El bucle de retroalimentación en este tablero se visualiza de manera muy simple y la lógica es la siguiente.
Tomemos la tarjeta “PC 19 – verificación de virus” del carril “Crítico” y muévelo a la siguiente columna: Trabajando. Tenemos que asegurarnos de que nuestra PC 19 esté libre de malware. Esta es una posible brecha de seguridad. Ahora digamos que estamos listos, omitimos la etapa de revisión y movemos directamente la tarjeta a nuestra columna de Hecho.
Sin embargo, imagina que cometiste un error al verificar si hay virus y, como nadie revisó la tarjeta, la PC está realmente infectada y se robó información importante.
¿Volverás a saltarte la fase de Revisión? Probablemente no, ya que conducirá a más trabajo en el futuro y terminará generando una pérdida de tiempo colosal. Esto es exactamente lo que tratamos de evitar con los bucles de retroalimentación. Si hubieras pasado por la etapa de Revisión, habrías eliminado el riesgo y evitado un problema de seguridad importante.
Bucles de Retroalimentación rápidos a través de Cadencias Kanban
Pero ¿por qué bucles cortos? Porque los bucles cortos nos brindan la posibilidad de recibir comentarios rápidos de nuestros clientes sobre nuestro producto o servicio, e incluso más rápido de nuestros empleados.
En el mundo de Kanban, los bucles de retroalimentación se implementan como un conjunto de reuniones con una cadencia diferente. Ahora, puedes pensar que implementar siete nuevas reuniones en la vida de uno está con contradicción con lo que Kanban y Lean nos enseñan sobre las reuniones: tener demasiadas es un desperdicio.
Es por eso que la mejor práctica es integrar estas cadencias en tus reuniones ya existentes si se posible. Esto puede sonar un poco realista al principio, pero es bastante fácil encajar dos reuniones en una cuando se trata del mismo equipo.
Bien, finalmente expliquemos cuáles son las siete cadencias y cómo deben usarse:
La reunión diaria es la más frecuente y aborda preguntas como quién está trabajando en qué, si hay tareas bloqueadas, quién necesita ayuda y cómo podemos ayudar. La reunión diaria es bucle de retroalimentación interno para el equipo que trabaja en un proyecto, pero también es útil para las partes interesadas que están interesadas en saber cómo va ese producto y cómo pueden ayudar.
En Kanban, usamos un sistema de extracción, y este sistema necesita tareas en la cola de entrada para que no lo “matemos de hambre”. En la reunión de reposición y compromiso, decidimos cuáles deben ser estas tareas.
Necesitamos decidir cuáles son las tareas más importantes para alimentar nuestra cola de entrada y asegurarnos de que nuestro equipo pueda comprometerse a entregar estas tareas. Esta reunión varía su ocurrencia. Dependiendo del contexto, podría llevarse a cabo semanalmente, quincenalmente o según sea necesario.
En esta reunión, planificamos cuidadosamente la entrega, según las necesidades del cliente. No queremos entregar directamente al cliente final a intervalos aleatorios. A menudo, nuestros clientes apreciarán si pueden decidir cómo, cuándo y qué se entregará.
En esta reunión, nos enfocamos en verificar el rendimiento del equipo contra compromisos, SLAs (acuerdos de nivel de servicio), calidad, métricas centradas en el cliente, tiempo de entrega, etc.
La revisión de operaciones es la vista de nivel superior de cómo los diversos equipos, departamentos y divisiones están colaborando como una organización. Se enfoca en asegurar el flujo global sobre las optimizaciones locales (mejorar una parte de un sistema sin considerar las otras partes) y estar a la altura de nuestros clientes.
Una reunión de revisión de riesgos puede ocurrir en cualquier nivel de la organización y puede ocurrir con diferente cadencia para diferentes niveles.
Es una oportunidad para identificar riesgos con anticipación y tomar medidas para mitigar esos riesgos asignando una nueva clase de servicio o una programación adecuada, por ejemplo.
La revisión de estrategia es la reunión de más alto nivel y se lleva a cabo para garantizar que nos estamos moviendo en la dirección correcta en función de los objetivos estratégicos de nuestra empresa y las condiciones cambiantes del mercado. La reunión es una oportunidad para responder si todavía estamos dando los pasos correctos para asegurarnos que nuestra organización y modo de operar son adecuados para nuestro objetivo de negocio.
Resumen
En general, estas son las reuniones que llevamos a cabo para implementar bucles de retroalimentación al estilo Kanban. Si recién estás comenzando con la implementación de Agile y los bucles de retroalimentación en tu organización, comienza poco a poco. Primero, lleva a cabo tu reunión diaria y ve cómo se siente tu equipo.
A veces, decir lo que piensas frente a otros puede resultar incómodo, pero este es un paso crucial que debes tomar si deseas que tus equipos sean más proactivos, mejoren su rendimiento y tengan entregas totalmente coordinadas y colaborativas.
Este artículo se basó en el blog de kanbanize en su artículo “What Are Feedback Loops and Why You Need to Implement Them”.
