Design Thinking Práctico Parte 2

Este artículo (Parte 2 de una trilogía) trata sobre la introducción de elementos del Design Sprint de una manera manejable, para que tus equipos trabajen mejor juntos. Fomenta la adopción del proceso desde dentro hacia afuera.

Entonces, ¿has oído hablar de Design Sprint? El marco de trabajo de una semana que se originó en Google Ventures para resolver desafíos y probar ideas rápidamente. Sabes que son una excelente manera de aprovechar la ‘mente de colmena’ de tu equipo y comenzar a resolver desafíos juntos que te han tenido perplejo durante más tiempo del que te atreverías a admitir.

Pero aquí está la cuestión: obtener la aceptación para ejecutar un Design Sprint suele ser difícil. No es que tu equipo no crea que algunas de las compañías de productos más grandes del mundo los han utilizado para impulsar la innovación rápida y ahorrar semanas, meses e incluso años al validar que está trabajando en lo correcto en el inicio del proceso. Entienden mucho la esencia.

Entonces, ¿cuál es el problema?

Bueno, la mayoría de las veces

El tiempo es el activo más valioso de cualquier ser humano. Desafortunadamente, es finito y pasamos la mayor parte de nuestros días trabajando en formas de asegurarnos de aprovechar al máximo nuestros horarios diarios. Sin embargo, esto significa que a menudo estamos cerrados a escuchar o probar nuevas ideas o técnicas. Esto nos lleva a nuestro siguiente punto…

Como Bruce Willis es un chaleco, nuestros hábitos mueren duro, muy duro, con venganza. Se necesita un tiempo para romper o crear un nuevo hábito y, lamentablemente, las técnicas dentro del Design Sprint simplemente no son parte de nuestra forma de trabajar. No están entretejidos en nuestros métodos o hábitos cuando venimos a resolver un desafío o probar una nueva idea. Bueno, como Bruce atrapado en el techo de un rascacielos, no dejes que esta pequeña barrera te detenga. Yippee ki yay, y todo eso

Si el tiempo y la participación de una persona son difíciles de controlar, ¿qué sucede cuando declaras que te gustaría obtener información durante un período intenso de un grupo de interesados? Sí, lo has adivinado. Va a ser duro. Pero si generas suficientes beneficios sobre el proceso Design Sprint para tu equipo durante un período de tiempo, el FOMO de no entrar en acción cuando comienzas a empezar será demasiado para la mayoría.

Un Design Sprint en persona es una maravilla para la vista. Sharpies parpadeando ante tus ojos, una mezcla heterogénea de papel cuadrado de colores brillantes con pequeñas tiras adhesivas que pasan zumbando con un movimiento furioso. ¡Es un espectáculo para los ojos hastiados! Sin embargo, en estos tiempos, teniendo en cuenta las pandemias y los equipos distribuidos, el Design Sprint en persona parece estar a un mundo de distancia. Lo siguiente mejor es un primo digital lejano, en forma de talleres remoto, pero eso suena complicado y requiere mucho tiempo, ¿verdad? Incorrecto. En realidad, puedes usar talleres colaborativos de corta duración para hacer que tu equipo trabaje mejor en conjunto de manera rápida y sencilla.

Siempre habrá barreras cuando quieras hacer algo radical dentro de tu equipo. Pero eso está bien; tienes esto.

La cuestión es que, al igual que con cualquier proceso o técnica nueva, para impulsar realmente el interés y la adopción, debes trabajar en la creación de defensores desde adentro. Esto puede significar que un Design Sprint en toda regla está descartado, para empezar, pero no te desanimes. Poco a poco, puedes lograr que tus compañeros de equipo adopten las técnicas involucradas, convirtiéndolos eventualmente en “superfanáticos del marco” en toda regla.

Comparémoslo con otro marco de producto: Agile. Pasar a ser “totalmente ágil” a menudo es demasiado lejos. Pero lo importante es adoptar las prácticas y rituales que son útiles para tu equipo y renunciar al resto (¡hasta que los necesites!).

Del mismo modo, si usas las herramientas que lo ayudan a integrar el “design thinking” en tu equipo a través de ejercicios tomados de Design Sprint, puedes construir desde allí según sea necesario, adaptándote y agregando a tu proceso a medida que avanzas.

Entonces, ¿por dónde empiezas?

Al igual que con cualquier buen marco, debes aprender las herramientas y técnicas para realizar el trabajo. El Design Sprint está lleno de herramientas maravillosas para ayudar a la generación de ideas, la empatía con tu audiencia, la toma de decisiones rápida y la experimentación a través de bocetos y prototipos. ¡Sin mencionar el uso del conocimiento interno de tu equipo para desatar soluciones que se mantengan!

Hemos sacado 3 herramientas del arsenal de Design Sprint que puedes usar con tu equipo hoy (¡de forma remota o en persona!) para comenzar a sentar las bases para una adopción más amplia mañana.

¿Alguna vez has estado en una reunión y te has preguntado por qué estás allí? ¿O te dicen que se le acabó el tiempo y necesitan organizar otra para tratar de resolver el mismo problema? No estás solo. ¡Las reuniones apestan!

Se utilizan con demasiada frecuencia de manera incorrecta y pueden agotar fácilmente el tiempo y la energía, dejándote con malas ideas y decisiones menos que ideales. No hace falta decir que la forma tradicional de pensar en grupo está rota, pero hay una forma mejor.

¿Qué es?

Anotar y votar es un taller divertido y atractivo de 30 minutos diseñado específicamente para ayudarte a aprovechar al máximo tu esfuerzo al trabajar con un conjunto estricto de ejercicios cronometrados. Trabajen juntos pero solos para generar múltiples ideas, preséntenlas al grupo y luego discutan y voten por sus favoritas.

Utiliza esta herramienta si:

Tienes dificultades para tomar una decisión y necesitas trabajar como parte de un equipo para acordar la forma correcta de avanzar.

¿Cómo funciona?

Anotar

• Coge un bolígrafo y papel.
• Configura un temporizador de 5 a 10 minutos.
• Escribe individualmente tantas ideas como puedas.

Autoeditar

• Pon el temporizador en 2 minutos.
• Revisa individualmente tu lista, elije tus 2 o 3 favoritos principales.

Compartir y capturar

• Elije a alguien para escribir las ideas de todos en la pared.
• Una a la vez, comparte tus ideas principales con el resto del grupo.

Votar

• Pon el temporizador en 5 minutos.
• Juntos pero solos, revisen y voten por su idea favorita.

Decidir

• Si hay varias ideas con los mismos votos, debe haber un decisor.
• El decisor hará la elección final.

Consejos de facilitación

Una regla de “sin dispositivo”, fuera de los participantes que usan sus máquinas para el ejercicio. Apaga los correos electrónicos, etc. y concéntrate en la sesión. Micrófonos en silencio mientras el facilitador está hablando. Cámaras encendidas.

Asegúrate de que tu equipo sepa cómo usar Mural o Miro antes de la sesión. Dales un repaso breve para calentarlos o dales un poco de tiempo extra al principio.

¿Por qué funciona?

A diferencia de una reunión tradicional, tienes más tiempo individual para concentrarse y pensar. Se evita el pensamiento grupal ya que no tienes que escuchar el hilo de pensamiento de una persona, lo que permite que se consideren y evalúen más soluciones individuales.

La votación se realiza de forma privada, por lo que estás menos inclinado a seguir al grupo y es más probable que te comprometas con lo que creas que funcionará mejor.

Resultado

Saldrás del taller con una idea sólida sobre cómo proceder, que no solo ha sido discutida sino también evaluada por todo el equipo. ¡Cosas poderosas!

Cada equipo de producto tiene su parte justa de problemas y desafíos que deben enfrentar a diario. Pero, ¿cuál es la mejor manera de priorizar esos problemas y encontrar las soluciones adecuadas para ayudar a resolverlos?

¿Qué es?

Cero a Héroe es un excelente taller de 30 minutos que reemplaza todas las discusiones no estructuradas con un propósito claro. Te permite a ti y a tu equipo definir y abordar un desafío real, priorizarlo y ayudar a producir soluciones.

Utiliza esta herramienta si:

Estás luchando con un problema o un desafío y necesitas ayuda para identificar cuál es la mejor solución para seguir adelante.

¿Cómo funciona?

Anotar

• Coge un bolígrafo y papel.
• Pon un temporizador a 5 minutos.
• Escribe individualmente todos los problemas que enfrentas actualmente.

Votar

• Pon el temporizador en 2 minutos.
• Juntos pero solos, voten sobre los problemas más importantes a resolver.
• Ordenen en cuanto a prioridad, según votos.

“¿Cómo podríamos…”

• Pon el temporizador en 5 minutos.
• Reformula el problema en un ‘¿Cómo podríamos…?’

Soluciones

• Pon el temporizador en 5 minutos.
• Escribe tantas ideas/soluciones como puedas para el ‘¿Cómo podríamos…?’

Votar

• Pon el temporizador en 2 minutos.
• Juntos pero solos, voten por su solución favorita.

Consejos de facilitación

• Para evitar que la gente salte adelante, puedes revelar cada ejercicio, paso a paso. Simplemente desplaza el cursor sobre las etapas en el panel de esquema y se mostrará un icono de ojo que puedes activar y desactivar cuando sea necesario.
• Trata de mantener la conversación al mínimo. Recuerda que se trata de actividades cronometradas y, aunque trabajen juntos, el valor está en el tiempo que dediques a solas a plasmar ideas.

¿Por qué funciona?

Es un proceso muy estructurado, probado, destinado a hacer las cosas rápidamente. En lugar de muchos debates interminables, pueden trabajar juntos como equipo, pero solos, lo que facilita concentrarse en lo que más importa.

Las ideas se comparten y se consideran, y todo el grupo vota sobre la solución ganadora son un enfoque de decisión por comité.

Resultado

Termina la sesión con un conjunto de soluciones priorizadas para tus desafíos clave.

Visualizar una solución a tus desafíos clave nunca es una tarea fácil, especialmente cuando implica reunir a todo tu equipo en una sala para generar ideas colectivamente. Te complacerá saber que esto ya no tiene por qué ser así. Al equipo de Pack se le ocurrió una gran solución y estamos ansiosos por compartirla contigo.

¿Qué es?

Usando ejercicios similares a los que encontrarías en un Design Sprint, el boceto de 3 pasos es un taller súper interactivo de 30 minutos que puedes ejecutar con el equipo cuando te enfrentes a tu próximo desafío más grande.

Pasa de las ideas a las soluciones esbozadas en poco tiempo y trabaja en equipo para discutir, presentar y votar tus favoritos.

Utiliza esta herramienta si:

Tienes dificultades para idear y deseas visualizar cómo podría ser una solución para avanzar.

¿Cómo funciona?

Anotar

• Coge un bolígrafo y algunas notas Post-it.
• Pon un temporizador a 5 minutos.
• Escribe individualmente tantas ideas como puedas relacionadas con tu desafío clave.

Seleccionar

• Pon el temporizador en 2 minutos.
• Revisa tus ideas y selecciona tu favorita.

Compartir

• Ajusta el temporizador para 2 minutos cada uno.
• Túrnense individualmente para pegar tus 3 ideas principales en la pared mientras las presentas al resto de tu equipo.

Votar

• Pon el temporizador en 2 minutos.
• Juntos pero solos voten por su idea favorita del equipo.

Esbozar (4 locos)

• Pon el temporizador en 5 minutos.
• Dobla una hoja de papel A4 en 4 paneles.
• Tomando la idea ganadora, esboza individualmente una narrativa del guión gráfico.
• Presenta tu boceto mientras lo pegas en la pared.

Votar

• Pon el temporizador en 2 minutos.
• Juntos pero solos, voten por su guión gráfico favorito.
• Revisa tus votos.

Consejos de facilitación

• Como facilitador, recuerda tener claro en qué consiste cada ejercicio y qué se espera de tus participantes.
• Recuerda hacer un registro cada 5 minutos más o menos para asegurarse de que todos estén bien y que nadie esté atascado en lo que debe hacer o tenga problemas con la tecnología.

¿Por qué funciona?

Cuando los ejercicios están cronometrados y sigue un proceso establecido, es más fácil concentrarse en lo que más importa, lo que les permite colaborar mejor juntos y encontrar soluciones más consideradas. Este taller se puede utilizar junto con los otros presentados en este artículo, o de forma independiente, dependiendo de dónde de encuentres en el recorrido del producto.

No se tata de que gane la persona más ruidosa de la sala, se trata de trabajar juntos como equipo y permitir que todas las ideas se compartan y escuchen.

Resultado

Saldrás de esta sesión con una idea de solución ganadora para probar.

Al igual que con todas las actividades sigilosas, deberás tener paciencia y ejercitar el arte del equilibrio y el tiempo para maximizar la posibilidad de participar en tus planes más amplios de Design Sprint.

¡Pero comienza a incluir estas actividades en tu día hoy, y en poco tiempo tendrás un equipo hambriento por la oportunidad de participar en un sprint en toda regla!