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¿Qué son las políticas?
En tu negocio, hay un conjunto de pasos consecutivos que, llevados a cabo correctamente, producen un artículo, ya sea un objeto físico, un paquete de software o un tipo diferente de datos digitales.
Ese proceso repetitivo y la calidad de su ejecución son a menudo lo que hace o deshace una empresa.
Donde los procesos nos dicen qué hacer, las políticas nos dicen cómo hacerlo.
Orientan al equipo sobre cómo tomar decisiones, ayudándolos a avanzar en el proceso de la mejor manera posible.
Puede ser crucial hacer una distinción inicial y contundente entre lo que nos viene a la mente cuando vemos la palabra “política” y lo que deberían ser las políticas Kanban.
Una política Kanban no es un documento lleno de jerga de 30 páginas escondido lejos de la vista (y el interés) del equipo.
En su forma final, debe ser de conocimiento común el cómo debe verse cada etapa del trabajo antes de poder pasar a la siguiente.
Por supuesto, cuando una política se anuncia por primera vez, se escribirá, y probablemente permanecerá así, para futuras revisiones y nuevos miembros del equipo, pero en general, una política de proceso sensata y bien escrita se convertirá, con el tiempo, en una rutina de los miembros del equipo, y trabajará como su defensor, ayudándolos a mantener su flujo, en lugar de trabajar en su contra.
¿Alguna vez has entrado en el piso de una tienda/oficina donde era evidente que la gente no tenía idea de lo que estaba pasando?
Compara eso con ver a un equipo de boxes de Fórmula 1, y cuán sorprendentemente obvia es su forma definida de trabajar: todos saben qué es lo más importante que hacer y lo hacen.
Es hermoso, eficiente y predecible, en el mejor sentido posible de la palabra.
Quieres que tu proceso de negocio esté guiado por políticas tan relevantes y efectivas como las del equipo de boxes de F1.
¿Por qué necesitamos políticas?
Los gerentes de proyectos no están interesados en que las personas estén ocupadas.
Ni siquiera están interesados en que las personas estén ocupadas con las actividades correctas.
Lo que quieren es que el equipo esté ocupado con las actividades correctas, realizadas de la manera correcta y en el momento adecuado, para producir el resultado requerido.
Un tablero Kanban en sí mismo puede hacer que las políticas sean explícitas, y verlo le permite al equipo obtener mucha información sobre cómo fluye el proceso.
Ejemplo
Junto al nombre de cada etapa del proceso, hay un ícono de “información”, que le brinda al equipo pistas sobre cómo abordar el trabajo.
Por ejemplo, la política del carril de Prueba es que una vez que el equipo de codificación haya terminado con su trabajo, debe unirse al equipo de prueba y ayudar a inspeccionar el nuevo código, mejorando así el rendimiento.
Mantener las políticas a la vista es brillante, ya que hace que el buen gobierno y las prácticas de trabajo correctas sean una segunda naturaleza.
La práctica hace la perfección, pero en este caso, la realidad es que la práctica se hacer permanente.
Si un equipo está practicando la forma incorrecta de trabajar, se convertirá en su hábito, ¡una política no escrita!
Por lo tanto, establecer políticas claras y transparentes asegura que los miembros del equipo practiquen el trabajo bien y que entiendan el significado detrás de cada paso del proceso.
No es que hacer que todos sean conscientes de las demandas de cada etapa los hará capaces de completarlas solos, lo que importa es que el entendimiento común genera conciencia de calidad y facilita la detección de errores/impedimentos por parte de todos los miembros del equipo.
Vigilando de lo que importa, de manera visible
Las políticas deben reflejar lo que es importante para tu empresa.
De la misma manera que el puente Golden Gate parece ser y es fuerte, tus políticas deben describir lo que es importante para la empresa, de una manera perceptible de inmediato.
Ver dónde se está atascando el equipo debería generar una pregunta sobre si se pueden introducir mejores formas de trabajo y cómo se podría actualizar el tablero para reflejar eso.
Las políticas y procedimientos deben definir qué tareas la empresa está dispuesta a ignorar, en beneficio de aplicar un mayor enfoque en las claves; qué compensaciones en velocidad o calidad la empresa está dispuesta a aceptar y en qué circunstancias.
Establecer políticas y procedimientos libera explícitamente el espacio mental del equipo.
Cuando somos capaces de entrar en un estado de flujo, el trabajo puede volverse casi sin esfuerzo.
Las personas que necesitan recordarse constantemente cómo trabajar y no tienen una manera fácil de acceder a esta información, nunca entrarán en un estado de flujo.
Hacer que las políticas explícitas sean accesibles para el equipo tiene el potencial de eliminar mucha frustración y agotamiento y, por lo tanto, mejorar su rendimiento.
Mike Tyson dijo que todos tiene un plan hasta que reciben un puñetazo en la cara, lo que significa que cuando las personas llegan a un punto de crisis importante, los planes mejor trazados pueden olvidarse rápidamente.
Establecer claramente tus políticas puede evitar que las ruedas se salgan cuando las cosas van mal.
Asegúrate de que las pautas sobre cómo proceder en escenarios de flujo de trabajo comunes sean accesibles para todo el equipo.
Sin embargo, ten cuidado de intentar vigilar demasiado y todo a la vez, ya que una política mal pensada introducida en la etapa y momento equivocados podría en sí misma crear un impedimento.
Una regla general podría ser no introducir más de 1 nueva política a la vez, para permitir que se midan sus efectos antes de que se apliquen otras reglas y, por supuesto, no introducir políticas que los trabajadores involucrados no tengan forma de controlar o incluso investigar.
Ejemplo
Si un equipo de desarrollo de software implementa parte de su código en un entorno de preproducción y parte en el sitio de producción, no pueden esperar que un equipo de prueba con acceso limitado al servidor de pruebas pueda evaluar el 100% del código.
El proceso debe dividir visiblemente los elementos que se pueden probar en la preproducción de los que no.
Eso acortará el tiempo de espera necesario para descubrir que un elemento determinado no se pudo haber probado en el servidor de prueba, donde los probadores lo estaban buscando.
Aquí hay algunas ideas para políticas y procedimientos:
- ¿Los miembros de tu equipo están familiarizados con el flujo de trabajo, dónde comienza un elemento y dónde termina?
- ¿Sabe el equipo cuáles son los pasos de control de calidad y la definición de “hecho” en cada etapa?
- ¿Sabe el equipo cómo acelerar un elemento que se vuelve urgente? ¿Qué significa eso para el equipo y el proceso?
- ¿Cómo deben los miembros del equipo manejar los defectos encontrados en el proceso de producción? ¿Dejan de querer en lo que están trabajando y corrigen el error? ¿O vuelven a poner en cola el artículo defectuoso al principio?
¡La práctica puede hacer la perfección!
Los datos extraídos de la medición del flujo, que muestran las causa raíz de la mayoría de los problemas, deben ser la fuente de tus políticas explícitas.
Cada vez que se completa un ciclo de retroalimentación, existe una oportunidad para mejorar el proceso.
Después de algunos bucles de retroalimentación productivos, el equipo puede empoderarse al saber qué los hace exitosos.
Sabrán en qué comportamiento enfocarse y qué hábitos deben detenerse, y en este aprendizaje y mejora continuos, se puede realizar el concepto de Kaizen.
Aparte de un proceso que fluya sin problemas, es esta oportunidad de mejora evolutiva la que puede ser la razón clave por la que trabajar para tener buenas políticas explícitas es tan importante en tu práctica Kanban.
Cualquier proceso se puede hacer más eficiente, solo primero necesitas saber exactamente qué políticas y comportamientos lo impulsan y trabajar en ellos.
Este artículo se basó en el Blog de kanban tool en su artículo “Making Process Policies Explicit”.
